Лаборатория экономической психологии

Для кого-то начался новый учебный год, для кого-то — новый период работы. В общем, самое время посмотреть на жизнь иначе, не дожидаясь нового года. А тут как раз и подоспела статья от Theguardian.

Некоторые из нас совершенно безнадежны в администрировании, другие настолько хороши, что зарабатывают этим на жизнь. Как лучше всего взять под контроль свою рабочую жизнь?

1. Планируйте свой день…

«С утра первым делом я трачу полчаса на просмотр электронной почты и составление плана на день», — говорит Клодин Хопгуд, администратор руководителей отделов планирования продукции и сетевых продаж Volkswagen Group UK в Милтон-Кинсе.

Невозможно распланировать 100% дня; я планирую 80%, а оставшиеся 20% — на случай непредвиденных перерывов.

2. … и вашу неделю

«Хорошо проанализируйте свою неделю», — говорит Сюзанна Экпеньонг, ведущий виртуальный ассистент агентства, которым она руководит из Вудфорда, Восточный Лондон.

Проверьте своё время и насколько оно вам подходит. Достаточно ли у вас времени, проведенного за компьютером? Не слишком ли много вы путешествуете? Сочетается ли это с вашей личной жизнью? Каким будет ваш уровень энергии на этой неделе? Я думаю, каждому стоит взять за правило рассматривать свой график с точки зрения энергии и проверять, достаточно ли сбалансирован он.

3. Сначала выполните самую трудную задачу.

«Сначала я съедаю лягушку», — говорит Хопгуд, ссылаясь на теорию мотивационного оратора Брайана Трейси о том, что день нужно начинать с самой нудной задачи, чтобы поскорее с ней справиться.

Прокрастинация — вот что важно. Если вы постоянно откладываете три задачи, которые нужно выполнить, вы знаете, что они не будут выполнены. Поэтому сначала сделайте их, а потом получите дозу дофамина.

4. Увеличьте количество уведомлений в календаре

«Убедитесь, что в вашем ежедневнике настроены уведомления», — говорит Экпеньонг.

Google или Outlook могут присылать уведомления за нужное время до начала мероприятия (например, за 15 минут, а при назначении встречи или делового мероприятия полезно настроить уведомление за три дня, за два дня и так далее, чтобы быть в курсе подготовки). Это поможет вам не нервничать в последнюю минуту.

Крейг Брайсон согласен: работая помощником руководителя в частной инвестиционной компании в Мейфэре, ведущий подкаста для администраторов, говорит: «Я использую мобильный календарь, чтобы помнить о днях рождения и годовщинах — у меня 46 двоюродных братьев и сестер, так что мне нужно быть в курсе всех дел. Я постоянно слышу: „О, ты же мужчина — ты умеешь делать несколько дел одновременно?“»

5. Соблюдайте четыре «Д»

«Это отличная возможность очистить свой почтовый ящик», — говорит Экпеньонг. Буквы «D» означают:

• «сделать» (do),
• «отложить» (defer),
• «делегировать» (delegate),
• и «удалить» (delete).

Делайте то, что нужно сделать в данный момент, Отложите то, что можно, на потом, чтобы оно попало в ваш список дел. Делегируйте часть кому-нибудь другому — это здорово, потому что тогда он сможет взяться за дело. И, самое замечательное — это удаляйте то, что вам не нужно, что вы уже сделали, что больше не актуально — всё это можно сразу отправить в корзину.

6. Стремитесь к полному отсутствию входящих сообщений, но не зацикливайтесь на этом

«Меня мотивирует вызов и волнение от мысли: „Сегодня мой почтовый ящик будет пуст“», — говорит Брайсон. «Я никогда так не делаю, но думаю, дело в страсти к попыткам».

«Полное отсутствие входящих — это просто лучший способ работы», — говорит Джесс Бранч из Сент-Олбанса, личный помощник Саймона Олфорда, архитектора и соучредителя Allford Hall Monaghan Morris. «Особенно это касается работы с Джорджией, где я работаю по совместительству. Мы используем это как очень чёткий индикатор, когда пытаемся рассчитать нашу рабочую нагрузку. Мы классифицируем все наши письма: красный — это письма, требующие действий, зелёный — письма, ожидающие ответа. Таким образом, по сути, ваш почтовый ящик используется как список дел, и вы постоянно пытаетесь его выполнить, чтобы чувствовать себя впереди».

7. Имейте список приоритетных дел

«Я большой любитель составлять списки», — говорит Экпеньонг. «Я использую приложение Asana, систему управления проектами и задачами. Но иногда быстрее просто взять ручку и блокнот и записать три главных приоритета, потому что, когда очень занят, очень легко подумать: «Я не справлюсь». Именно поэтому я веду список «обязательного», который отличается от моего списка дел. Это то, что, как вы знаете, очень важно и обязательно должно быть выполнено в этот день. Всё остальное — приятный бонус».

Она также рекомендует вести «список выполненных дел»: «Это дает вам огромное чувство выполненного долга, которое часто необходимо для продолжения выполнения остальных задач».

8. Всегда делайте заметки

«Приложение «Заметки» на моём телефоне — моё спасение», — говорит Шанис Робертсон, виртуальный помощник из Абердина. «Я перепробовала несколько приложений, но, честно говоря, если говорить о блокноте и приложении «Заметки» на телефоне, то лучше всего использовать старую версию».

Хопгуд добавляет: «У меня в 3 часа ночи у кровати лежит блокнот, в котором я записываю всякие случайные вещи». На работе у неё на шнурке есть ручка, «чтобы делать заметки не спеша, например, когда идёшь на встречу, и тебя кто-то останавливает. У меня всегда с собой небольшой блокнот, который помещается в кармане, чтобы можно было быстро что-то записать».

«Всегда записывайте», — соглашается Брайсон. Когда руководитель, на которого он работает, вызывает его, он хватает блокнот, «потому что к тому времени, как вы вернётесь к своему столу, вы, вероятно, уже забудете, что именно важного вас попросили сделать. Ваш мозг больше предназначен для идей, а не для хранения информации».

9. Найдите способы, когда искусственный интеллект может вам помочь

«Я использую искусственный интеллект (ИИ), чтобы он давал мне команды, что делать», — говорит Бранч. «Когда я готовлю себе ланч на следующий день, я говорю: „Алекса, поставь будильник на 7:20 утра, чтобы я успела достать ланч из холодильника“. Пока я бегаю, вытаскивая дочерей из дома, Алекса говорит: „Не забудь взять ланч“. Иногда я обращаюсь к Copilot и говорю: „Мне нужно написать электронное письмо. Оно должно включать в себя то-то, то-то и то-то. Как это сделать?“ Я просто ввожу факты, и тогда он пишет выразительное электронное письмо, на написание которого у меня ушло бы 10 минут».

«Если вы чувствуете себя подавленным, — говорит Робертсон, — вы можете написать в ChatGPT: „Завтра мне нужно это сделать. Не могли бы вы составить для меня план? Разбейте это на 15-минутные задачи“, и тогда вы будете чувствовать себя лучше на следующий день».

Copilot и ChatGPT — мощные инструменты для экономии времени», — говорит Хопгуд. «Вы можете ввести отчёт и запросить PowerPoint из 80 слайдов. Вы можете загрузить документ, и за считанные секунды у вас будет действительно точный отчёт, на который у вас ушло бы два часа. Я в шутку говорю своему начальнику: „Я вам больше не понадоблюсь“. Но нам всё равно понадобятся люди. Речь идёт об использовании ИИ в ваших интересах.

10. Подними трубку

«Иногда я бы лучше воткнул себе булавки в глаза, чем заполнял очередной опрос Doodle (чтобы договориться о времени встречи)», — говорит Бранч. «Если я общаюсь с личными помощниками в других компаниях, гораздо проще просто поднять трубку».

В качестве альтернативы можно отправить голосовое сообщение, говорит Робертсон: «Если я нахожусь в процессе выполнения задачи и вспоминаю, что мне нужно что-то сказать клиенту, я просто быстро делаю голосовое сообщение — вы можете работать, пока оно записывается».

11. Дайте себе пять секунд, чтобы перестать откладывать дела на потом.

Робертсон — поклонница правила пяти секунд американского писателя Мела Роббинса: «Она лежала в постели и накануне вечером увидела по телевизору ракету, взлетающую в космос, поэтому подумала: «Я отсчитаю 5-4-3-2-1, а затем взлечу, как ракета».

Если я прокручиваю что-то на телефоне или думаю о том, чтобы выполнить какую-то задачу, я говорю себе «5-4-3-2-1» и просто делаю это.

12. Если вам нужно что-то сделать, спрячьтесь

«Мне нравится отвлекаться, — говорит Хопгуд, — поэтому я использую так называемые «тактические прятки»: если мне нужно что-то сделать, я встаю из-за стола. Сообщаю одному человеку, куда иду. Отключаюсь от интернета и убираю телефон. Есть очень хорошее приложение Forest. Если у вас есть работа, вы работаете в нём час, и оно выращивает (виртуальные) деревья. Если вы берёте телефон и заходите в Instagram или ещё куда-нибудь, все ваши деревья погибают. В конце недели вы видите, сколько деревьев выросло».

13. Признать свои ошибки

Неизбежно, даже самые организованные люди иногда что-то забывают, и все административные помощники сходятся во мнении, что нужно иметь на это какое-то представление. «Если вставить не ту ссылку в электронное письмо, будет ли кто-то говорить об этом пять лет спустя? Нет», — говорит Бранч.

Иногда что-то идёт не так, и это нормально, потому что я не идеален.

«Признавайте свои ошибки», — говорит Хопгуд. «Просто поднимите руки и скажите: „Я облажался. Я забыл это сделать. Вот что я сделал, чтобы всё исправить“. Но просто признайте свою ошибку. Нет смысла пытаться её скрыть, потому что вас всё равно раскроют».

«Совершенства не существует, — говорит Брайсон. — Когда мы совершаем ошибки, нам нужно думать: „Я больше никогда этого не сделаю, потому что я помню чувство, которое испытал после той ошибки“. Мы учимся на них, и это замечательно».

14. Научитесь определять, когда следует выключаться

«Когда я уезжаю в отпуск, я удаляю Teams с телефона», — говорит Бранч. «Мне незачем что-либо знать. Я очень люблю свою работу, но это не вопрос жизни и смерти». В течение рабочего дня, говорит она, «обязательно вставайте и двигайтесь, ходите к копировальному аппарату или ещё куда-нибудь, и делайте перерывы. Иногда, если дел очень много, кажется, что лучше всего просто сидеть за столом, пока всё не будет сделано. Но перерыв на обед необходим, и по возвращении вы будете гораздо продуктивнее».

«Нужно просто отключиться», — говорит Брайсон. «Я слышал, что люди берут месяц отпуска из-за выгорания, потому что постоянно тянутся к телефону в восемь вечера, чтобы проверить, не пришло ли сообщение. У меня есть семья и жизнь, на которой я хочу сосредоточиться. Нужно установить границы, чтобы защитить своё психическое здоровье».